Оформление архивной выписки

Что такое архивная выписка из домовой книги. Правила ее получения Бесплатная юридическая консультация: Рядовые граждане редко сталкиваются с просьбой о.

Что такое архивная выписка из домовой книги. Правила ее получения


Бесплатная юридическая консультация:

Рядовые граждане редко сталкиваются с просьбой о предоставлении архивной выписки, поэтому многие и не знают, что она собой представляет и для чего предназначена.

Оглавление:

А между тем, этот документ отражает хронологию жильцов, которые когда-либо были зарегистрированы в жилом помещении, и необходима она для исключения рисков при приобретении недвижимости.

Законодательное регулирование вопроса

Ведь только посредством постановки на учет гражданин может рассчитывать на то же обслуживание в поликлинике, оформление в детский сад либо школу, а также обращение за совершением юридически значимых действий.

То есть, по сути, прописка необходима практически во всех случаях соприкосновения человека с социумом от обращения в суд до оплаты коммунальных платежей, и от вступления в наследство до получения социальных льгот. При этом подтвердить место официальной регистрации человек может не только посредством паспорта, но и выписки из домовой книги, которая, собственно, данные о прописке по определенному адресу и содержит.

Так в рамках п.85 Приказа №288 каждое жилое помещение с момента строительства и ввода в эксплуатацию получает своеобразный паспорт, а именно домовую книгу, которая отражает сведения обо всех лицах, которые проживают в доме либо квартире на протяжении долгих лет. Также данный документ содержит полный адрес жилья, а также сведения о его месте расположения, к примеру, этажность и метраж, не говоря уже о данных в отношении собственника.


Бесплатная юридическая консультация:

Стоит отметить, что в отдельных случаях книга оформляется не сразу, что актуально для жилых помещений, находящихся в государственной собственности. В указанной ситуации книга не заводится, но на каждый дом ведется регистрационная карточка, в которой сведения о проживающих лицах и содержатся, вплоть до приватизации квартиры частными лицами.

Таким образом независимо от того, с какого момента была оформлена книга, сведения о проживающих в квартире гражданах сохраняются в местных паспортных столах либо же архивах, что и дает возможность проследить хронологию жильцов определенного помещения от постройки дома и до настоящего момента, и составить архивную выписку.

Когда требуется получение документа

Для того, чтобы иметь полное представление об архивной выписке следует для начала обратиться к первоисточнику, то есть к документу, на основании которого сей акт и составляется. Так в рамках п.57 Приказа №288 каждое жилое помещение имеет домовую книгу, форма которой утверждена законом. В указанной книге по мере вселения включаются основные данные о жильце, то есть та же фамилия, имя, отчество, год рождения, паспортные данные и дата оформления прописки.

Если лицо по какой-либо причине выбывает из квартиры, его выписывают, попутно предоставляя листок убытия, если же гражданин продолжает проживать в жилом помещении, каких-либо действий не требуется. Отдельно стоит отметить ситуации, когда человек временно покидает город в виду объективных причин, допустим, для службы в армии, поселении в общежитие в период обучения либо же вообще отбывания наказания в местах не столь отдаленных. В подобной ситуации выписка с постоянного места жительства не производится, так как гражданин может оформить временную прописку по месту фактического нахождения.

То есть исходя из данных, отраженных в поквартирной книге и затем перенесенных в выписку из нее же, можно получить представление о том, кто же имеет прописку в данном помещении в настоящий момент и может претендовать на вселение в будущем, к примеру, после истечения срока отбытия наказания.


Бесплатная юридическая консультация:

Необходимость в сведениях о лицах, которые имеют право проживать в квартире на вполне законных основаниях, как правило, требуется не часто, но если речь идет о недвижимости, которая приобретается в результате купли-продажи либо же при наследовании, указанными данными желательно располагать.

Отдельно стоит отметить учреждения, которые для подтверждения той же чистоты сделки требуют выписку.

Так в основном архивная выписка необходима:

  • нотариусу, который сопровождает как переход права собственности на жилое помещение от одного лица к другому, так и вступление в наследство;
  • риелтору, который не заинтересован в продаже либо же сдаче квартиры в аренду с обременением в виде бывшего жильца с законным правом проживания в виде прописки;
  • судье, если в ходе заседания рассматривается вопрос о праве пользования жилым помещением.

Содержание и форма

При этом указанный документ отражает следующие сведения:

  • адрес квартиры либо дома;
  • фамилию, имя, отчество всех лиц, которые когда-либо проживали в доме, включая и несовершеннолетних;
  • паспортные данные либо же серия и номер свидетельства о рождении;
  • гражданство;
  • данные о постановке на воинский учет, что актуально для мужчин с 16 лет и женщин-медиков;
  • профессия, если она указана;
  • дата оформления первоначальной прописки, а также предыдущий адрес проживания;
  • дата убытия с указанием следующего места проживания.

Стоит отметить, что обратиться за получением вышеуказанных сведений может далеко не каждый гражданин, учитывая, что домовая книга содержит персональные данные.


Бесплатная юридическая консультация:

Так, в частности, право на получение выписки имеют:

  • собственники жилого помещения;
  • зарегистрированные лица в квартире.

При этом законом допускается выдача справки и законному представителю указанных лиц, но только на основании доверенности, в которой отражены полномочия лица, в частности, то же получение сведений о регистрации из официальных инстанций.

Еще одной особенностью справки является тот факт, что все сведения о жильцах приводятся в хронологическом порядке с момента первого поселения и до настоящего времени. При этом справка действительной является только при наличии мокрой печати, а также регистрационного номера на протяжении следующих 30 дней.

Образец оформления архивной выписки из домовой книги

Порядок выдачи

Несмотря на то, что поквартирная книга, на основании которой выписка и оформляется, хранится у владельцев квартиры, для получения справки о прописке можно обратиться далеко не во все инстанции.


Бесплатная юридическая консультация:

То есть, по сути, выписку формирует только тот орган, который за регистрацию граждан, пребывающих на территории РФ, и отвечает.

Так уполномочены на составление указанного документа следующие учреждения:

  • паспортные столы, созданные при ТСЖ, УК либо ЖЭК;
  • органы местного самоуправления;
  • многофункциональные центры, которые оказывают помощь при формировании справки и ускоряют процесс ее получения;
  • сайт госуслуги, который обладает аналогичными с МФЦ полномочиями, но в электронном варианте.

При этом, для того, чтобы получить выписку, гражданин должен не только посетить тот же ЖЭК, но и подать определенный законом пакет документов, в частности:

  • удостоверение личности, даже если оно временное либо же представляет собой вид на жительство;
  • сведения о характере владения жилым помещением, то есть, то же свидетельство о праве собственности либо же договор о социальном найме;
  • домовую книгу;
  • заявление с просьбой о выдаче выписки, бланк которого выдадут работники паспортного стола.

Стоит отметить, что оформление именно архивной выписки может занять некоторое время от 3-х до 5-ти дней, так как паспортисту необходимо будет не только проверить данные, отраженные в предъявленной домовой книге, но и сверить их с архивными сведениями. Кстати, если паспортный стол при УК создан сравнительно недавно, работнику, ответственному за выдачу справок, потребуется направить еще и запрос в архив при органах местного самоуправления, что увеличит период оформления документа.

Еще одним аспектом, интересующим граждан, при получении сведений обо всех прописанных в жилье лицах, является стоимость указанных услуг. А между тем, в силу Приказа №288 выписка выдается абсолютно бесплатно, но если заявителю необходима помощь при заполнении того же заявления либо же копировании основного пакета документов, паспортист вправе оценить свои услуги и в денежном эквиваленте, но только с учетом норм, определенных Уставными документами.


Бесплатная юридическая консультация:

О том, как обезопасить себя при оформлении сделки купли-продажи недвижимости на вторичном рынке, и как в этом может помочь выписка из домовой книги, смотрите в следующем видеосюжете:

Источник: http://propertyhelp.ru/oformlenie/documenty/arxivnaya-vypiska-iz-domovoj-knigi.html

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Архивные справки (приложение ), архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).


Бесплатная юридическая консультация:

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

Бесплатная юридическая консультация:

Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — «апостиля». На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.


Бесплатная юридическая консультация:

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

При изготовлении ксерокопий и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.


Бесплатная юридическая консультация:

На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.

Источник: http://vuzlit.ru/819113/oformlenie_arhivnyh_spravok_arhivnyh_vypisok_arhivnyh_kopiy

Требования предъявляемые к составлению архивной справки выписки и копии

В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

Справки, копии и выписки из документов

Предоставляется скидка: При участии двух и более сотрудников от одной организации Для слушателей, проходивших у нас обучение ранее Для физических лиц при оплате через Сбербанк России Если вы планируете обучить более 3 (трех) человек, рекомендуем Вам заказать корпоративное обучение в удобные для Вас даты и под Ваш бюджет. По окончанию обучения выдается Сертификат Раздаточные материалы для слушателей В процессе обучения слушателям предоставляется комплект раздаточного материала, включающий в себя:

  • Блокнот и ручка для записей
  • Информационно-методические материалы по теме курса, включающими в себя авторские разработки
  • CD-диск синтересными и полезными материалами, образцами документов и актуальной нормативно-правовой базой

Место проведения очного обучения Москва, улица Дубининская, дом 27, строение 1, 3 этаж.


Бесплатная юридическая консультация:

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы.

При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы. Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока. Как выглядит архивная справка, образец бланка Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название.

L Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф.


Бесплатная юридическая консультация:

Первая графа — порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа — дата выдачи справки; следующая графа — Ф.И.О. работника; четвертая графа — структурное подразделение, в котором работает работник.

Архивная справка: образец. как получить архивную справку

Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: “так в тексте“.

Нужно точно соблюдать правило: документ надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Если при фамилии не стоит даже инициалов, следует в скобках добавить: “инициалы не указаны“.

Оформление и составление справок по запросам граждан

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а на последнем листе копии (выписки) проставляется заверенная печатью подпись руководителя организации. Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

8.4.7. выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Пользователи архивной информации В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.


Бесплатная юридическая консультация:

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации. Правила выдачи архивных справок, копий и выписок Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон.

Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Требования к составлению архивных справок, копий, выписок

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО “Эльбрус“. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

  • Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации.
  • Порядок выдачи архивных справок.
  • Информационно-справочная работа с документами архива.

Ведущий семинара “Современное делопроизводство и электронный документооборот” Бурова Елена Михайловна Кандидат исторических наук, заведующий кафедрой “Архивоведение” Историко-архивного института РГГУ, член ученого совета ИАИ, член ЦЭПК Росархива, член редколлегии журнала «Отечественные архивы», член попечительского и методического советов РГАЛИ, председатель учебно-методической комиссии вузов РФ в области историко-архивоведения Формы обучения очное обучение – самое эффективное за счёт прямого взаимодействия с преподавателем и организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве в указанные даты; заочное обучение не привязано к какой-либо дате.


Бесплатная юридическая консультация:

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, допустим, привлечение к уголовной ответственности, судимость, лишение прав гражданства или восстановление в правах, нетрудовые имущественные права и нетрудовая деятельность, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

Источник: http://dolgoteh.ru/trebovaniya-predyavlyaemye-k-sostavleniyu-arhivnoj-spravki-vypiski-i-kopii/

Назначение и правила получения архивной (расширенной) выписки из домовой книги

При совершении различных сделок с недвижимостью приходится собирать значительный пакет документов, куда входит и выписка из домовой книги. Она может быть стандартной или архивной, причем последняя по-другому называется расширенной.

Архивный документ содержит основную информацию обо всех людях, которые зарегистрированы в квартире. Заказать эту выписку может только сам владелец помещения или представитель, обладающий заверенной нотариусом доверенностью.

Назначение и функции

Он содержит не только данные о том, кто зарегистрирован в объекте, но и указывает на то, кто ранее был прописан в жилье или выписан из него. В данной справке указываются даже умершие бывшие собственники жилья.


Бесплатная юридическая консультация:

Информация собирается с момента, когда на недвижимость был получен орден или она была приобретена первыми владельцами. Такая выписка интересна людям, которые желают приобрести конкретный объект, чтобы убедиться в том, что отсутствуют временно снятые с учета граждане или иные лица, которые могут в будущем претендовать на квартиру.

Временное снятие с регистрации в недвижимости может быть обусловлено разными причинами, например, прохождение службы в армии или нахождение в колонии. В будущем эти лица имеют право пользоваться жильем, поэтому невозможно будет принудительно их выселить. Поэтому нередко люди, планирующие приобрести определенную квартиру, требуют от собственников получения этого документа. Это позволит им узнать обо всех лицах, которые каким-либо образом могут претендовать на объект.

Данный документ не обладает сроком действия, а выдается только гражданам, прописанным в конкретной квартире.

Содержание

Эта выписка содержит важную информацию для каждого покупателя квартиры.

К ней относится:


Бесплатная юридическая консультация:

  • указывается точный адрес квартиры;
  • прописывается ФИО каждого человека, зарегистрированного в этом объекте, а также дата его рождения;
  • имеются сведения о том, какое гражданство имеют зарегистрированные лица;
  • паспортные данные каждого человека;
  • информация о том, кто ранее был прописан в квартире;
  • указывается тип регистрации, так как она может быть не только постоянной, но и временной;
  • ставятся отметки о датах, когда конкретный человек был прописан или выписан;
  • непременно ставится печать организации, которая выдала его, а иначе он не будет обладать юридической силой.

Желательно каждому человеку, который хочет продать свою квартиру, позаботиться о заблаговременном получении расширенной выписки из домовой книги, так как если она будет изучена потенциальным покупателем, то это может положительно сказаться на его решении относительно приобретения объекта.

Основным предназначением этого документа является выявление всех людей, которые были когда-либо зарегистрированы в жилье. За счет изучения этой бумаги, будущие покупатели могут удостовериться, что никто кроме собственника не зарегистрирован в объекте, поэтому не возникнет в будущем ситуации, при которой на квартиру могут претендовать третьи лица.

Необходимость в документе может возникнуть не только при продаже квартире, но и при ее аренде на длительное время, так как нередко после уплаты арендных платежей за год выявляется, что другие люди планируют проживать в объекте совместно с арендаторами.

Образец архивной (расширенной) выписки из домовой книги

Порядок получения

Они могут оформить доверенность на другого человека, но ее надо заверить нотариально. Только при ее наличии третьи лица могут заняться оформлением расширенной выписки из домовой книги.


Бесплатная юридическая консультация:

Для получения документа потребуется подготовить бумаги:

  • паспорт или иной документ, позволяющий удостоверить личность заявителя;
  • если обращается за выпиской доверенное лицо, то у него должна иметься заверенная нотариусом доверенность;
  • документы на недвижимость, а именно св-во о регистрации.

Находится домовая книга на любую квартиру обычно в паспортном столе, поэтому для ее получения придется обращаться в эту организацию или в ФМС.

Документ на частный дом стандартно находится у владельцев строения.

Дополнительно нередко можно найти документ в ТСЖ или ЖЭУ, а иногда и в УК, ответственной за конкретный подъезд.

Процедура получения расширенной выписки делится на последовательные этапы:


Бесплатная юридическая консультация:

  • берется бланк заявления на получение данного документа в домоуправлении или непосредственно в отделении ФМС;
  • совместно с этим заявлением надо взять с собой паспорт и документацию на квартиру, что подтвердит, что действительно обращается за документом собственник;
  • если занимается процессом представитель, то у него с собой должен иметься паспорт и доверенность, заверенная заранее нотариусом;
  • после передачи всей документации работнику ФМС или в МФЦ надо подождать, пока документ будет готов, причем заявитель будет оповещен о том, когда именно ему следует прийти за бумагой.

Обычная выписка из домовой книги предоставляется в тот же день, когда передается заявление на ее получение, но архивный вариант считается более сложным, поэтому он предоставляется в течение 7 дней.

Сроки получения того документа надо учесть заранее, поэтому если планируется собирать документацию для продажи квартиры, лучше предварительно позаботиться о том, чтобы в нее входила и эта бумага.

Нередко заявители получают отказ в получении данной справки, а это обычно обусловлено наличием долгов по коммунальным услугам у собственника жилья. Срок действия выписки является неограниченным, но обычно люди, желающие приобрести квартиру, требуют, чтобы она была получена не раньше месяца назад. Если вовсе передается этот документ разным государственным организациям, то он должен быть получен не раньше двух недель назад.

Покупателю недвижимости рекомендуется прийти в ФМС совместно с владельцем квартиры, которую он желает купить, так как в этом случае он сможет убедиться в том, что документ содержит актуальные сведения.

Стоимость

На законодательном уровне выписка не обладает ограниченным сроком действия, но предполагает, что она может использоваться только в течение одного месяца поле выдачи. Это обусловлено тем, что после она теряет свою актуальность, так как за это время владельцы любой недвижимости могут прописать в ней иных людей.


Бесплатная юридическая консультация:

Выдается справка бесплатно, а также не приходится для ее получения тратить много времени. Обычно срок ее изготовления не превышает 7 дней.

По закону любые справки, выдаваемые владельцам объектов и содержащие сведения об этой недвижимости, должны выдаваться совершенно бесплатно, но известны случаи, когда местная администрация устанавливала определенную плату за получение архивной выписки из домовой книги.

Для установления стоимости такого документа создаются руководителями УК разные внутренние приказы, поэтому работники этой организации пользуются информацией из этих документов, чтобы взимать с собственников жилья стоимость за изготовление расширенной выписки. При такой ситуации каждый человек может написать жалобу в прокуратуру, причем обычно разбирательство в отношении такого дела заканчивается привлечением УК к ответственности за нарушение законодательства. Некоторые организации вовсе предлагают услугу по срочному изготовлению документа. Это считается законным действием с их стороны, поэтому получить документ можно в течение одного дня. За такую услугу обычно уплачивается от 2 до 6 тыс. руб.

Таким образом, архивная выписка из домовой книги считается важным документом, содержащим значимую информацию об определенном объекте. Она предоставляется только владельцам недвижимости, а также изготавливается в течение одной недели. Требуется в разных ситуациях, а также по закону обязана выдаваться собственникам жилья на бесплатной основе.

О том, как проверить приобретаемый объект недвижимости перед покупкой, смотрите в следующем видеосюжете:


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://terrafaq.ru/oformlenie/document/arxivnaja-rasshirennaja-vypiska-iz-domovoj-knigi.html

Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

Для подготовки ответа на поступившие запросы в архивах предприятий чаще всего применяют архивную справку. На нашем ресурсе вы сможете найти примеры таких справок, а также описание различных тонкостей при их составлении. При необходимости вы всегда можете обратиться к данным материалам. Но следует иметь в виду, что подготовка информации в ответ на запрос может осуществляться в форме архивной выписки. Такую форму также часто используют в различных организациях.

Как оформить архивную выписку

Чтобы оформить архивную выписку, вам понадобится взять официальный бланк организации, на котором следует указать название документа, то есть «Архивная записка». Выписка должна включать текст оригинала документа лишь частично, в той части, которая затрагивает интересующий вопрос. Кроме того, в выписке должен быть указан архивный шифр, а также номера листов единицы хранения, которая стала основанием для составления рассматриваемого документа.

Архивная выписка должна полностью включать реквизиты бланка архивного документа, который послужил основанием для выписки, в том числе его дату и номер.

Предлагаем вашему вниманию образец архивной выписки:

Государственное учреждение «Научный центр «Орбита»

ул. Верхняя, 25, г. Новосибирск,

Телефон: ; Факс: ; http://site.ru

ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

Администрация Болотненского района

12 сентября 2013 г. № 117-к

О награждении научных сотрудников

в связи с празднованием Дня научного работника

В связи с профессиональным праздником – Дня научного работника, а также за многолетний подвижнический труд

    1. Наградить Почетной грамотой Администрации Болотненского района Новосибирской области

    Селиверстова Антона Сергеевича – ведущего научного сотрудника ГУ «Научный центр «Орбита»

    Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л..

    Имеется и такой вариант как выписка из архивного документа. От упомянутого примера такой документ будет отличаться лишь оформлением начальной части. При оформлении данного документа вам потребуется добавить слово «выписка», зато нет необходимости указывать реквизиты бланка предприятия. Так, если рассматривать приведенный пример, то вместо названия документа («Приказ») вам нужно будет указать другое название «Выписка из приказа».

    Предлагаем вашему вниманию пример выписки из архивного документа

    Администрация Волховского района

    ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

    (далее все по тексту аналогично предыдущему примеру)

    При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале оригинального документа (т.е. все слова до слова «приказываю») воспроизводятся целиком.

    Следует иметь в виду, что информация должна приводиться только на определенного человека, как и указано в запросе. В выписке не должно содержаться сведений об иных лицах, которые упоминаются в документах архива!

    Вынужденные пропуски в тексте можно обозначать при помощи многоточия. Если имеются неточности или отсутствует возможность прочесть текст подлинники, то в архивной выписке должна быть сделана соответствующая отметка. Она может выглядеть как, например: «Так в тексте оригинала».

    Реквизит подписи оформляется следующим образом: указывается ФИО лица, подписавшего документ, а также его должность. Разумеется, в архивной выписке не может присутствовать личная подпись.

    Готовую архивную выписку требуется заверить, эту процедуру может выполнить сотрудник архива. Более подробно о процедуре заверения документов, в том числе и многостраничных, можно прочитать по указанной ссылке.

    Как правило, для того чтобы вручить архивную выписку заявителю, требуется составить сопроводительное письмо.

    Как сделать архивную копию

    Архивная копия должна дословно, то есть полностью, повторять текст оригинального документа. К примеру, это может быть копия, выполненная при помощи копировального устройства. Такая копия может состоять из нескольких листов, в таком случае их необходимо сшить вместе или же заверить каждый лист по отдельности. Порядок заверения будет аналогичен.

    В данной статье нет смысла приводить образец архивной копии. Ведь вам достаточно лишь найти необходимый документ, а затем скопировать его. Следует иметь в виду, что на обороте копии должен быть отмечен архивный шифр, а также номера листов единиц хранения документа из архива. Пример можно увидеть в образце архивной выписки. Чтобы направить архивную копию адресату, вам также необходимо будет составить сопроводительное письмо.

    Чтобы сохранить конфиденциальность, можно сделать архивную копию в тех случаях, если оригинал документа:

        • содержит сведения только о том лице, о котором был сделан запрос, например, это может быть копия приказа о награждении того или иного человека;
        • имеет отношение к определенной организации, например, если речь идет о копии устава организации.

    В других же ситуациях в процессе подготовки информации по тому или иному запросу имеет смысл в составлении архивной справки или архивной выписки.

    Источник: http://delo-pro.ru/obrazcy-dokumentov/ispolnenie-zaprosov-arxivnaya-vypiska-i-arxivnaya-kopiya.html

    Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

    В процессе исполнения запроса в архивах организаций наиболее часто используют для подготовки ответа – архивную справку. На сайте есть ее примеры и подробно рассмотрены нюансы ее составления. Одним словом – изучаем. Но также есть возможность подготовки информации на запрос в виде архивной выписки. Данная форма также применяется довольно часто.

    Как оформить архивную выписку

    Для оформления потребуется официальный бланк организации, указывают название документа «Архивная выписка». В выписку включают только часть текста оригинала документа по интересующему запросу, а также потребуется привести архивный шифр и номера листов (как показано ниже в образце) единицы хранения, которые послужили основанием для ее составления.

    В архивной выписке необходимо полностью воспроизвести реквизиты бланка архивного документа-основания (включая дату и номер). В примере показано, как работник архива ГУ«НМЦ «Вздорница» (например, на основании личного дела) может сделать выписку в отношении Травинкиной М.В., некогда награжденной администрацией.

    Образец архивной выписки

    Государственное учреждение «Научно-методический центр «Вздорница» (ГУ «НМЦ «Вздорница») ул. Канунникова, 92, г. Самара,Телефон: ; Факс: ; http://site.ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

    Администрация Поддубенского района Самарской области ПРИКАЗ 18 июня 2012 г. № 485-к г. Поддубенск

    О награждении работников культуры в связи с празднованием Дня работника культуры

    В связи с профессиональным праздником – Дня работника культуры, а также за многолетний подвижнический труд ПРИКАЗЫВАЮ: …

    2. Наградить Почетной грамотой Администрации Поддубенского района Самарской области …

    Травинкину Марианну Леопольдовну – ведущего методиста ГУ «Научно-методический центр «Вздорница»

    Глава администрации Р.Н. Удочкин

    Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л..

    Верно Специалист-эксперт Н.В. Симакова 30.10.2014 . Печать

    Также есть возможность подготовки выписки из архивного документа. В этом случае от предыдущего примера будет отличаться только оформление начальной части: следует добавить слово «выписка», а реквизиты бланка своей организации здесь не нужны. Так, в приведенном примере вместо названия документа «ПРИКАЗ» указано «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

    Пример выписки из архивного документа

    Администрация Поддубенского района Самарской области

    ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

    18 июня 2012 г. № 485-к г. Поддубенск

    (далее все по тексту как в предыдущем примере)

    При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале документа-оригинала (т.е. все слова до «ПРИКАЗЫВАЮ:») воспроизводят полностью.

    Обратите внимание, что информация приводится только на конкретного человека согласно запросу. Нельзя в нее включать сведения на иных лиц, упомянутых в архивных документах!

    Допускается пропуски в тексте обозначать многоточием. При наличии неточностей, невозможности прочтения текста подлинника в архивной выписке делают соответствующую отметку. Например, «Так в тексте оригинала».

    Для оформления реквизита подписи указывают ФИО подписавшего документ и его должность. Естественно, что личная подпись – отсутствует.

    Архивную выписку требуется заверить, это может сделать работник архива. Как заверять документы (в том числе многостраничные документы) – подробнее на данную тему посмотрите по ссылке. Обычно для вручения заявителю необходимо составить сопроводительное письмо.

    Как сделать архивную копию

    Архивная копия уже дословно (целиком) повторяет текст документа-оригинала (например, выполненная копия при помощи копировального аппарата). Она может быть на нескольких листах, тогда их прошивают или заверяют каждый лист отдельно (порядок заверения аналогичный).

    Думаю, что образец архивной копии не имеет смысла воспроизводить здесь. Нашли нужный документ, да и скопировали его. Но на обороте копии необходимо указать архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа (смотрите выше образец архивной выписки – «Основание»). Для направления адресату также составляют сопроводительное письмо.

    В целях сохранения конфиденциальности допускается подготовить архивную копию, если оригинал документа:

    • включает сведения исключительно о лице, на которое сделан запрос (например, копия приказа о награждении некого гражданина);
    • касается конкретной организации (например, копия устава организации).

    Во всех иных случаях для подготовки информации на запрос целесообразно составить архивную справку или архивную выписку.

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    Источник: http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/arhivnaya-vypiska-i-kopiya.html

    Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

    I. Общие положения

    Наименование государственной услуги

    Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

    Наименование федерального органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

    2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет Росархив, во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее — МИД России).

    Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

    Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

    3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

    Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

    Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

    Закон СССР от 24 июня 1991 г. №«О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №27, ст. 784);

    Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 №«О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

    Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

    Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

    Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

    Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2572; 2008, № 22, ст. 2583; 2008, № 46, ст. 5337);

    Приказ Росархива от 09.03.2005 № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);

    Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11, 12.03.2007);

    Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059)

    Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007).(В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893, Российская газета, № 89, 20.05.2009)

  • Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации № 20086, Министерства юстиции Российской Федерации № 311 от 25.12.2008 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный № 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 18, 04.05.2009).
  • Результаты предоставления государственной услуги

    4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем Росархива, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

    Описание заявителей

    5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

    Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

    II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

    Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

    6. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Росархивом.

    7. Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес:, г. Москва, ул. Ильинка, 12.

    Электронный адрес Росархива: .

    8. Телефоны структурного подразделения Росархива, предоставляющего государственную услугу: ;, Факс.

    9. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент,, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

    10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Росархиву федеральных государственных архивов содержится в приложении № 1.

    11. Сведения о месте нахождения уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Росархива по электронному адресу: www.rusarchives.ru.

    12. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

    по письменным обращениям;

    по электронной почте;

    при личном обращении;

    на официальном сайте Росархива «Архивы России».

    13. По телефону должностные лица Росархива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

    14. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве — участнике Содружества Независимых Государств (далее — СНГ), или в адрес МИД России — для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

    15. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

    16. Личный прием граждан осуществляется руководителем Росархива, заместителями Руководителя, другими должностными лицами по адресу: г. Москва, ул. Ильинка, 12 по рабочим дням с 14 до 17 час., тел..

    17. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте Росархива, в Справочно-информационном портале «Государственные услуги», а также на официальных сайтах федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

    Основание для предоставления государственной услуги

    18. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес Росархива, иных органов и организаций.

    19. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

    о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти — сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

    об образовании — название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

    о стаже работы (службы) — название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

    о пенсии, социальных льготах — сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

    о награждении государственными и ведомственными наградами — название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

    о нацистских преследованиях — время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

    иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

    К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

    20. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

    Сроки предоставления государственной услуги

    21. Поступившие в Росархив запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

    22. Поступившие в Росархив, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

    23. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

    24. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации, этот срок может быть продлен.

    25. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

    Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

    26. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

    27. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

    28. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

    29. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю Росархива или уполномоченное на то лицо о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

    Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

    30. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

    31. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

    III. Административные процедуры

    Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

    32. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Росархива:

    регистрация запросов и передача их на исполнение;

    анализ тематики поступивших запросов;

    направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

    подготовка ответов заявителям;

    проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

    отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

    33. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из Росархива, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

    регистрация запросов и передача их на исполнение;

    анализ тематики поступивших запросов;

    направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

    поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

    подготовка ответов заявителям;

    оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

    проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);

    отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

    Регистрация запросов и передача их на исполнение

    34. Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

    35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

    36. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Росархива, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

    Анализ тематики поступивших запросов

    37. Федеральные государственные гражданские служащие профильного структурного подразделения Росархива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Росархиве научно-справочного аппарата и информационных материалов.

    38. В результате анализа определяется:

    правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

    степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

    возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

    место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

    39. Срок исполнения данной административной процедуры — 10дней.

    Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

    40. По итогам анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

    в федеральные органы государственной власти;

    в федеральные государственные архивы;

    в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

    в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

    42. При необходимости, федеральные органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

    43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

    Подготовка ответов заявителям

    44. Подготовку ответов заявителям осуществляет Росархив, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

    письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

    письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

    письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

    архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

    45. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

    Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

    46. Органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

    47. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

    Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

    Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

    В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

    В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

    После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

    В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

    Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

    Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

    В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

    В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

    Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

    На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

    48. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

    Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

    49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа — апостиля.

    Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства — участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

    50. Росархив проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.

    51. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

    53. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

    Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

    Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

    54. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п.52, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

    55. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

    Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

    56. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Росархивом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

    57. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Росархивом, другими органами и организациями в МИД России.

    58. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 41.) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Росархив с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

    59. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Росархив или в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

    60. После проставления апостиля, Росархив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела направляют архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

    61. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц — доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

    62. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

    IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

    Порядок осуществления текущего контроля

    63. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Регламентом Федерального архивного агентства.

    64. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Росархива, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

    65. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

    Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

    66. Росархив осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги федеральными государственными архивами.

    67. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную Росархивом ежемесячную отчетность федеральных государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Росархива.

    68. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Росархива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

    69. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Росархива.

    70. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

    Ответственность государственных служащих

    71. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

    Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

    72. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

    Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

    Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Росархива «Архивы России» и через Справочно-информационный портал «Государственные услуги».

    V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

    73. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

    74. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Росархива могут быть обжалованы:

    в Министерство культуры Российской Федерации;

    в судебном порядке.

    75. Действия (бездействие) и решения федеральных государственных архивов могут быть обжалованы:

    в Министерство культуры Российской Федерации;

    в судебном порядке.

    76. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут быть обжалованы:

    в вышестоящие по подчиненности организации;

    в судебном порядке.

    77. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

    фамилию, имя, отчество;

    почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

    изложение сути жалобы;

    личную подпись и дату.

    В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

    78. Руководитель Росархива;

    обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости — с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

    вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

    по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

    79. Ответ на жалобу подписывается руководителем Росархива, его заместителями.

    80. Ответ на жалобу, поступившую в Росархив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

    81. Письменная жалоба, поступившая в Росархив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

    В исключительных случаях руководитель Росархива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

    82. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

    83. Росархив при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

    Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

    84. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Росархива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Росархив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

    к Административному регламенту «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

    СВЕДЕНИЯ о местонахождении, контактных телефонах и адресах федеральных государственных архивов, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов

    Государственный архив Российской Федерации Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва,Телефон:-12-87, (Адрес сайта: http://www.statearchive.ru Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив древних актов Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва,Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный исторический архив Адрес: Заневский пр., д. 36, Санкт-Петербург,Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный военно-исторический архив Адрес: ул. 2-я Бауманская, д. 3, Москва,Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив экономики Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва,Телефон:-48-56,Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив социально-политической истории Адрес: ул. Большая Дмитровка, д. 15, Москва,Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив новейшей истории Адрес: ул. Ильинка, д. 12, Москва,Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный военный архив Адрес: ул. Адмирала Макарова, д. 29, Москва,Телефон:Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив Военно-Морского Флота Адрес: ул. Миллионная, д. 36, Санкт-Петербург,Телефон: (Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив литературы и искусства Адрес: ул. Выборгская, д. 3, корп. 2, Москва,Телефон:Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив научно-технической документации Адрес: ул. Профсоюзная, д. 82, Москва,Телефон: (Адрес сайта: http://www.rgantd.ru Адрес электронной почты:

    Филиал российского государственного архива научно-технической документации Адрес: ул. Мичурина, д. 58, г. Самара,Телефон: (, Адрес сайта: http://www.rgantd.saminfo.ru Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив кинофотодокументов Адрес: ул. Речная, д. 1, г. Красногорск, Московская обл.,Телефон: (Адрес электронной почты:

    Российский государственный архив фонодокументов Адрес: ул. 2-я Бауманская, д. 3 Телефон: (, Адрес электронной почты:

    Российский государственный исторический архив Дальнего Востока Адрес: ул. Алеутская, д. 10а, г. Владивосток,Телефон: ()Адрес электронной почты:

    к Административному регламенту «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

    БЛОК-СХЕМЫ последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

    Условные обозначения

    Источник: http://archives.ru/documents/regulations/adm_reglam16397.shtml

    This article was written by admin

    ×
    Юридическая консультация онлайн